PRIMEROS PASOS

Esta pequeña guía quiere servir de ayuda antes de comenzar a trabajar con el programa. Los consejos que vienen a continuación le resultarán útiles para comprender la operativa de funcionamiento y ciertos aspectos relevantes.

El manual de la aplicación se encuentra on-line dentro de la misma, de este modo usted puede consultarlo en el momento de realizar cada proceso.

No olvide que dispone de un soporte telefónico y e-mail donde se le resolverá cualquier consulta ó incidencia que pueda surgirle.

Esperamos que la aplicación cubra todas sus expectativas. De no ser así, estamos a su disposición para cualquier sugerencia al respecto.

Nuestro trabajo consiste en que usted obtenga los mejores resultados.

Nociones Básicas:

Es importante que conozca en líneas generales el funcionamiento básico del programa y el modo de efectuar las operaciones para obtener el resultado deseado. A continuación intentaremos describirlo brevemente.

M2Rent toma como documento de referencia para efectuar las operaciones de control de stock y facturación el Contrato de Alquiler. Consiste en un documento en el que se incluyen los datos del cliente, fechas de entrada y salida, material contratado, días, cantidad etc. Este documento es empleado por la aplicación para emitir la factura correspondiente aportando un control exhaustivo del material.

Así, a partir de los contratos que usted confeccione obtiene todo el control de su almacén y toda su gestión administrativa, facturación, presupuestos, disponibilidad, rentabilidad, inventario, control de cobros, remesas etc.

Antes de confeccionar un contrato es importante que usted conozca el concepto “Obra”. La aplicación denomina Obra a cualquier centro de trabajo de nuestro cliente, cada cliente deberá disponer al menos de una, esto es indispensable para poder distinguir el proceso de facturación.

Como en cualquier aplicación, es necesario informar de los datos de artículos, clientes etc. antes de poder efectuar cualquier operación. Cuando usted salve los primeros pasos dispondrá de una herramienta fácil y con infinidad de posibilidades.

Para facilitarle la tarea, la versión demostrativa dispone de datos de ejemplo.

Por donde empezar:

Seguir un orden lógico en el comienzo de la aplicación es importante para obtener resultados de forma rápida

1. Organice su esquema de codificación para sus artículos.

2. Distribúyalos en Familias.

3. Codifique alguna de las Familias.

4. Codifique algún Proveedor.

5. Codifique Artículos.

a. Especifique Familia y tipo de Iva - imprescindible
b. Especifique Precio de Coste y Venta – importante

6. Codifique Clientes.

a. Especifique su Forma de Pago
b. Especifique el tipo de iva solo si es distinto del habitual.

Codifique al menos una obra ó evento para cada cliente si desea realizar operaciones de alquiler.

En este punto usted ya puede comenzar a realizar tareas de gestión.

Confección de Albaranes de Venta y Facturación
Confección de Contratos de Alquiler y Facturación
Resumen de Facturación
Emisión de Recibos
Estadísticas de Venta etc.

Antes de comenzar la introducción de datos en el programa lea los siguientes consejos

Acerca de los Artículos

Es indispensable comenzar con una buena estructura en la codificación de los Artículos. De este modo podemos obtener un mayor control sobre las existencias y la rentabilidad de los mismos

Descripción del tipo de artículos

Artículos para Alquiler y Venta.

Código: Se puede emplear el mismo código para identificarlos.
Se pueden informar las tarifas y stock de venta y alquiler.
Suelen ser pequeños elementos, puntales, cables etc.
Empleando el mismo código se pueden controlar sus existencias y tarifas para venta y alquiler.

Producto para Alquiler de mayor envergadura.

Código: Único
De deben informar las tarifas de alquiler.
Se trata de elementos que requieren un mayor control, taladros, mesas etc.
Es conveniente tratar estos artículos de forma independiente para poder estudiar su estado ó rentabilidad.

Maquinaria pesada con Reloj.

Código: Único
De deben informar las tarifas de alquiler..
Se trata de retroexcavadoras ó maquinaria que cuente con reloj.
Es indispensable utilizar un código único para estos artículos ya que cada uno posee su propio reloj.

Artículos para Realquilar

Código: Los artículos que alquilamos para el realquiler se deben codificar identificándolos del resto (por ejemplo comenzando por “R”), Esto es conveniente para poder identificarlos de forma rápida.
De deben informar las tarifas de alquiler y el precio de coste de alquiler.

Acerca de los artículos que incluyen Seguro ó Reloj

Para que el importe del seguro de un artículo ó su recargo por exceso de horas se refleje en los contratos y facturas, debemos informar los siguientes campos:

Maquinaria por horas: Mediante esta casilla indicamos que este artículo incluye lectura de reloj.
Reloj: Especifica la lectura actual del reloj. Este valor se actualiza de forma automática cuando tomamos la nueva lectura en el contrato.
Recargo: Importe del recargo por hora excedida.
Asignado a: Código del artículo empleado para el Recargo por horas.
Precio: Precio del seguro por día.
Seguro: Código del artículo empleado para el Seguro.

Acerca de los artículos en “Otros Datos” del contrato

En la sección Otros Datos del contrato podemos incluir cualquier artículo para su venta.
Aquí se pueden incluir gastos como portes, fianza ó combustible
En esta sección también se reflejará de forma automática el recargo por exceso de horas.

Usted debe crear en primer lugar, ciertos artículos que después empleará para el calculo del Seguro, Portes, Recargo por horas etc.

Así, puede crear como ejemplo los siguientes artículos:

Observe que el precio que usted debe informar en éstos artículos, es el de Venta y no el de Alquiler.

Los artículos SG y R (Seguro y Recargo por horas) no deberán incluir precios, ya que estos se deben informar directamente en la ficha de los artículos donde vayan a incluirse.

Acerca de las Tarifas y el Stock

Para cada artículo, disponemos de tres precios de venta y tres de alquiler. Es importante que usted conozca donde se aplica cada uno de ellos.
Un mismo artículo no debe incluir Precio medio (de compra) y a la vez Precio de coste (de alquiler)
Es conveniente que todos los artículos tengan Precio de Coste y de Venta ya sea para alquiler ó venta. El listado de tarifas discrimina a partir de estos precios.

Contratos:

Los artículos empleados en las Líneas de Alquiler, utilizan el Precio de Alquiler.
Los artículo empleados en “Otros datos del contrato” utilizan el Precio de Venta (Portes, Combustible ó cualquier artículo de almacén)
Los artículos empleados para Seguro y Recargo por horas utilizan un precio específico para cada artículo, el cual se informa en la ficha de cada uno de los artículos.

Albaranes de Venta:

Los artículos empleados en las Líneas de Venta, utilizan el Precio de Venta

Albaranes de Compra:

Los artículos empleados en las Líneas de Compra pueden utilizar el Precio de Medio de Compra ó el Precio de Coste de Alquiler.
Si el artículo que compramos se destina a la Venta, activar la casilla “Compra “. Esto hace que aumenten las existencias de venta.
Si el artículo que compramos se destina al Alquiler, activar la casilla “Alquiler”. Esto hace que aumenten las existencias de alquiler.
Si el artículo se alquila no activar ninguna. Esto hace que aumenten las existencias de alquiler.

Facturas de Alquiler:

Los artículos empleados en las Facturas de Alquiler pueden usar ambos precios. Hay una sección específica para introducir los artículos de Venta.

Acerca de los Clientes y sus Obras

Es imprescindible crear por lo menos una obra ó evento para cada uno de los clientes. Un buen método para identificar la Obra con el Cliente es poner el nombre de éste como parte de la descripción de la Obra. Aunque en su actividad no exista el concepto “obras” debido a que usted no alquila material para construcción, es necesario crearlas igualmente como centro de trabajo ó como cualquier otro concepto referido a su actividad.

El proceso de facturación de los contratos de alquiler se efectúa a cada una de las obras de nuestros clientes. En la mayoría de los casos se nos exige que esto sea así.
Los pasos para emitir una factura de alquiler son los siguientes:

Dar de alta el cliente.
Dar de alta su obra.
Confeccionar un Contrato.
Facturar.

Acerca de los descuentos

Es importante que usted conozca como se aplican los descuentos. El orden es el siguiente:

El descuento informado en la ficha del artículo, se aplica en todas las operaciones tanto de venta como de alquiler, es decir, se toma el mismo porcentaje para venta y alquiler. Si usted desea especificar distinto descuento deberá codificar el artículo por separado (uno para venta y otro para alquiler).
El descuento en la ficha del artículo tiene prioridad sobre el descuento del cliente.
Los artículos que no deban incluir descuento bajo ningún concepto, Portes, Combustible, Fianza etc. deberán incluir en su ficha un descuento del 100%
El descuento en la ficha del cliente, se aplicará en todos los procesos.
El descuento por Forma de Pago se aplica además del resto de descuentos.